Der 11. BIB-Sommerkurs 2008 (II)

Im heutigen Beitrag ist der Fokus auf die Veranstalterin gerichtet, auf ihre Rahmenbedingungen sowie die Organisationsleistungen, die mit dem Konzept “BIB-Sommerkurs (Soku)” einhergehen.

(Zur Ausschreibung | Zum Teil I | Zum Teil II | Teil III | Ende)

Die Intention der Weblog-Beiträge zum Soku ist es nicht, unsere Leistungen schulterklopfend zu kommunizieren (wieweil wir das durchaus verdient hätten *grins). Veranschaulicht werden soll vielmehr, welchen Anforderungen der Verband (ob Bundesvorstand, Landesgruppen oder Kommissionen) gegenüber steht, die er verantwortlich und qualitätsvoll in Sachen bibliothekarische Fort-und Weiterbildung zu erfüllen hat. Gremien- wie auch BIB-Mitglieder können von dieser unserer Transparenz des Handelns nur profitieren.

Rahmenbedingungen der Veranstalterin (= BIB-Kommission für Fortbildung)

Personal

Die FobiKom ist eine ehrenamtlich arbeitende Kommission von fünf Expertinnen des bibliothekarischen Fortbildungsbereiches. Da die Planung eines einwöchigen Sommerkurses ein gewisses Maß an Erfahrung voraussetzt, hatte sich die „Dienstältere“ zu dieser Aufgabe bereit erklärte. Ulrike Kraß plante und organisierte den Kurs, anfangs noch unterstützt von Nicole Weigand, einem ehemaligen Kommissionsmitglied.

Die interne Vorgabe der Kommission ist, möglichst in Tandem-Teams zu arbeiten. Wie die Erfahrung zeigte, ist das unbestritten gerechtfertigt. Und damit stelle ich noch nicht einmal den personellen Ausfall aufgrund eines gebrochenen Fußes voran. Nicht alle können sich eine ganze Woche Urlaub ohne zeitlichen Vorlauf aus den Rippen schneiden. Dem ansonsten seminar- und damit terminberuhigten August ist es zu verdanken, dass kurzfristig für eine Vertretung gesorgt werden konnte. Also mich. Die Blogschreiberin. Die sich gedacht hatte, sie kann sich ‚mal wo raushalten … 😉

Vielmehr hat sich auch vor Ort erwiesen, dass tatsächlich zwei Seminarleiter/innen für eine Gruppe von 20 Personen inklusive Referent/innen/en zum vollen Einsatz kommen können. Während der Seminarzeiten selbst, also wenn aktiv gelernt und gearbeitet wird, mag man sich zwar etwas zurücklehnen. Sofern fortwährend für ein gutes Raumklima und einem An- und Abschalten der Beleuchtung gesorgt ist. Doch in den Pausen dazwischen sowie am Anfang und Ende der Seminareinheiten geht es immer rund:

„Warum geht der Beamer nicht mehr? Gerade funktionierte es doch noch!“
„Könnten Sie bitte heute Schonkost | vegetarisch | glutenfrei | … bestellen?“
„Ich habe kein Kleingeld mehr für den Kaffeeautomaten. Und Milch kommt auch keine mehr.“
„Wäre es möglich, dass Sie die Vortragsdaten von mir noch einmal neu einspielen?“
„Würden Sie mir bitte auf der Karte zeigen, wo die Führung heute abend beginnt?“
„Also, ich muss Ihnen da mal was Interessantes erzählen … wir bei uns in der Bibliothek haben …“

usw.

Fazit: Um allen Anfragen, Anforderungen und Kommunikatonsbedürfnissen ohne Hektik gerecht zu werden, und damit letztendlich eine reibungslose, entspannende Seminaratmosphäre zu garantieren, sind zwei Verantwortliche sicher nicht zu viel. Dies gilt besonders dann, wenn Übernachtung und Bewirtung in einem Gast-Veranstaltungsort angesagt sind, also kein „Heimvorteil“ für die Organisatoren besteht. Leider ist das Ganze eine Frage der Kosten, die umgelegt werden müssen.

Um Missverständnissen vorzubeugen … es war KEIN „Sack voller Flöhe“, den es zu hüten galt. Die Bedürfnisse der Teilnehmenden wie auch die der Referent/innen/en blieben vollkommen im normalen Rahmen. Niemand hatte uns über Gebühr beansprucht. Vielmehr trugen alle zu einem harmonischen Miteinander bei. Und wie gut dadurch die Stimmung war, mögen jetzt einfach ein paar Fotos belegen:

Weitere Details und Fotos nach beherztem Klicken!

Budget

Der Sommerkurs hat die Vorgabe, kostendeckend zu wirtschaften. Alle Kosten sind (vorher!) auf die Teilnehmenden umzurechnen. Unvorhergesehene Posten sollte es bei einer guten Vorausplanung eigentlich nicht geben. Eigentlich. Wenn das Wort schon wieder mal auftaucht …

  • Unvorhergesehene Übernachtungskosten (247.- EUR) für die Unfallvertretung
  • Fehlerhafte und nicht mehr nachzuvollziehende Abrechnung beim gemeinsamen (selbstzubezahlenden) Abendessen (€ 25,- bzw. nach Vergleichsverhandlungen € 10,-)
  • Trinkgeld für die außerplanmäßige, nicht eigenverschuldete Beanspruchung des Busfahrers (Betrag wird verheimlicht, am Ende muss er’s noch versteuern!)
  • Beinahe ein Getränkekörbchen-Fehlbetrag aufgrund ungünstiger Bezahlkonditionen (€ 26,-)
  • Bestechungsgeld für die späte und gewitterbedingte Kabinenabfahrt vom Schlossberg (okay, gelogen)

Fazit: Die Teilnehmenden am Sommerkurs erwiesen sich als ganz besondere Solidargemeinschaft. Das Angebot, zusammenzulegen, haben wir natürlich nicht in jedem Falle angenommen, aber die Bereitschaft dazu hat uns sehr gefreut. Unser Spielraum erschöpfte sich langsam.

Wie wurde gerechnet?

Gesamtkosten geteilt durch Anzahl Teilnehmende mit günstigerem Seminartarif aufgrund BIB-Mitgliedschaft, mit der Annahme, dass der Kurs zu 100% von Mitgliedern belegt wird. Der kalkulatorische Puffer sind mehr oder weniger die vollzahlenden (NOCH!-)Nicht-Mitglieder. Davon hatten wir allerdings nur ein seltenes Exemplar. Wir werden zur Vermeidung von Kalkulationsrisiken dennoch nicht so weit gehen, für einen Austritt zu werben 😉

Organisationsleistungen

Natürlich haben wir Checklisten, die wir sogar nutzen. Und verstehen unser Geschäft. Niemand von uns organisiert zum ersten Male. Doch für den gelungenen Soku-Einstieg hatten wir zugegebenermaßen …

… die besten aller Voraussetzungen:

  • Hohes Eigeninteresse der Organisatorin am Thema …
  • … mit der Bereitschaft, die eigenen Erfahrungen und Fachkompetenzen mit in die Gruppe zu bringen
  • Eine preiswerte Tagungslocation am Wohnort der Organisatorin …
  • … mit fußläufiger Nähe zur Altstadt und den zu besichtigenden Bibliotheken (s. Fotos) sowie zum Bahnhof
  • Ihre intime Kenntnis der Umgebung und der Angebote für wunderschöne Rahmenprogramme (s. Fotos) …
  • … mit ehrenamtlich geleisteten (sprich: selbstbezahltem) vorherigem Abfahren der Exkursionsstrecke
  • Fachkolleginnen und -kollegen aus dem eigenen Hause, die (z. T. kostenfrei) referierten
  • Kostenfreie Ausleihe des Beamers aus dem eigenen Betrieb
  • Südlich geprägte Wetterlage mit Wärmegarantie (Freiburg zählt als sonnenreichster Ort Deutschlands)

Ich frage mich: Sind solch günstige Bedingungen jedes Jahr anzutreffen? Zu toppen ist das jedenfalls nicht mehr …

Foto 1+2: Frau Schneiders letzte Führung in der UB vor umbaubedingtem Umzug | Foto 3+4: Herr Dietrich empfängt uns zwischen Münster und Stadtbibliothek, letztere derzeit ebenfalls im Umbau

1: Treffpunkt Altes Rathaus zur Stadtführung | 2: Weinprobe bei Schaeffer-Woerly | 3: Halbe Gruppe bereit zum Essenfassen im La Vieille Tour | 4: Tägliche Rennstrecke durch den Stadtpark zur Innenstadt

P.S.: Liebe BuB-Redaktion – keine Sorge! Das beste aller Gruppenfotos haben wir für euch reserviert!

Im dritten und letzten Teil gehen wir auf die Rahmenbedingungen und die besondere(n) Lernform(en) ein, die ein einwöchiger Sommerkurs mit sich bringt, mit Fokus auf die Teilnehmenden. Na klar, Fotos gibt’s auch wieder, so lange der WordPress-Speicher es hergibt.

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